Política de tratamiento de datos personales
FUNDACIÓN MASPAZION
Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias aplicables
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
FUNDACIÓN MASPAZION, con domicilio principal en Santiago de Cali, Valle del Cauca, será Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecte y decida tratar.
Dirección: Avenida 5 Norte # 26N-78, Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia
Correo para protección de datos: contacto.maspazion@gmail.com
Teléfono: 316 337 7737
Responsables de atender consultas y reclamos: las Representantes Legales de la Fundación, María Jimena Fernández Merchán y Adriana Alexandra Robledo Arce.
2. OBJETO.
La presente Política establece las reglas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, corrección, consulta, supresión y demás operaciones de Tratamiento de datos personales realizadas por la Fundación, en desarrollo de sus actividades sociales, deportivas, educativas, administrativas, contractuales, de cooperación, comunicación y relacionamiento institucional.
3. PRINCIPIOS.
Legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Minimización: se procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.
Responsabilidad demostrada: la Fundación conservará soportes razonables de autorizaciones, medidas de seguridad y atención de derechos.
4. CATEGORÍAS DE TITULARES.
Niñas, niños y adolescentes participantes.
Participantes mayores de edad, familias, acudientes y personas de contacto de emergencia.
Fundadoras, integrantes de órganos de gobierno y representantes legales.
Empleados, contratistas, facilitadores, entrenadores, voluntarios, practicantes y candidatos.
Donantes, financiadores, patrocinadores, aliados, proveedores y contactos institucionales.
Visitantes, usuarios de canales digitales y personas que se comuniquen con la Fundación.
5. DATOS QUE PODRÁN SER TRATADOS.
Datos de identificación y contacto.
Datos de participación en programas, asistencia, resultados, evaluaciones y seguimiento.
Información de acudientes, personas autorizadas y contactos de emergencia.
Datos académicos, laborales, profesionales o contractuales cuando sean pertinentes.
Datos financieros, tributarios, bancarios y de pagos cuando exista una relación económica.
Imagen, voz, fotografías, videos y testimonios cuando exista una base legal y las autorizaciones aplicables.
Datos sensibles estrictamente necesarios, como información de salud relevante para la seguridad de una actividad, origen étnico u otros datos que requieran protección reforzada.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
Inscribir, convocar, admitir, organizar y acompañar participantes en programas, talleres, entrenamientos, torneos, eventos, viajes y actividades.
Gestionar asistencia, seguridad, contactos de emergencia y respuesta ante situaciones de salud o protección.
Ejecutar proyectos, convenios, contratos y obligaciones con financiadores, aliados y autoridades.
Realizar seguimiento, evaluación, sistematización y medición de resultados e impacto.
Gestionar relaciones laborales, contractuales, de voluntariado, proveedores y pagos.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, de auditoría, salvaguarda y reporte.
Enviar información sobre actividades, convocatorias y asuntos relacionados con la relación existente con el Titular.
Producir y divulgar contenidos institucionales cuando exista autorización para imagen, voz, testimonios o material audiovisual.
Gestionar donaciones, patrocinios, cooperación y relacionamiento institucional.
Atender consultas, peticiones, reclamos, incidentes y ejercicio de derechos de los Titulares.
Mantener la seguridad de sistemas, instalaciones, archivos y recursos de la Fundación.
7. DATOS SENSIBLES.
Los datos sensibles tendrán tratamiento reforzado. Antes de solicitar autorización se informará de forma explícita cuáles datos son sensibles, la finalidad para la cual se solicitan y que, por regla general, el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento. La Fundación no condicionará injustificadamente la participación en una actividad al suministro de datos sensibles.
La información de salud solicitada para actividades con participantes se limitará a aquello razonablemente necesario para gestionar seguridad, primeros auxilios, restricciones o emergencias.
8. DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES.
El Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes será excepcional y deberá responder y respetar su interés superior, asegurar el respeto de sus derechos fundamentales y limitarse a finalidades legítimas y necesarias para los programas de la Fundación.
La autorización será otorgada por la persona facultada para representar al menor, previo ejercicio del derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado de acuerdo con su edad, madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento. La Fundación procurará explicar en lenguaje comprensible el uso de sus datos, imagen y voz.
La negativa del menor a ser fotografiado, grabado o entrevistado será respetada cuando su edad y madurez permitan comprender la decisión, aun cuando exista autorización general de su representante legal, salvo una finalidad legal o de seguridad que no dependa del consentimiento.
9. AUTORIZACIÓN.
La Fundación solicitará autorización previa, expresa e informada, a más tardar al momento de la recolección, salvo las excepciones legales. La autorización podrá constar por escrito, medios electrónicos u otros mecanismos que permitan demostrarla. Se conservará prueba de las autorizaciones otorgadas.
Cuando cambien sustancialmente las finalidades de Tratamiento y el cambio afecte el alcance de la autorización, la Fundación informará al Titular y obtendrá una nueva autorización cuando corresponda.
10. IMAGEN, VIDEO Y VOZ.
La imagen y la voz se tratarán para las finalidades específicamente autorizadas. La autorización para su captura y difusión será independiente de la autorización general de participación en los programas.
La negativa a autorizar la difusión pública de imagen o voz no impedirá participar en las actividades de la Fundación. Cuando sea necesario capturar imágenes o voz para una finalidad diferente de la difusión pública, esta se informará de manera específica y se solicitará la autorización correspondiente, salvo que exista una excepción legal aplicable.
La Fundación aplicará medidas reforzadas cuando el contenido involucre menores, situaciones de vulnerabilidad, violencia, salud u otra información sensible. No publicará contenidos humillantes, sexualizados o que expongan información innecesaria.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante la Fundación, cuando aplique.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando sea procedente.
Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de Tratamiento en los términos legales.
12. CONSULTAS Y RECLAMOS.
Los titulares de los datos personales, sus representantes o las personas facultadas por la ley podrán presentar consultas y reclamos al correo contacto.maspazion@gmail.com o a través de los demás canales que publique la Fundación.
Para atender una solicitud, la Fundación podrá requerir información que permita verificar la identidad de quien la presenta o la calidad en la que actúa.
Consultas: serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no es posible responder dentro de ese plazo, la Fundación informará los motivos y la fecha de respuesta antes de su vencimiento. El plazo adicional no podrá superar cinco (5) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
Reclamos: deberán contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, la Fundación solicitará la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que la persona ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, la Fundación incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible responder dentro de ese plazo, la Fundación informará los motivos y la fecha de respuesta antes de su vencimiento. El plazo adicional no podrá superar ocho (8) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
Las solicitudes relacionadas con niñas, niños y adolescentes serán atendidas conforme a la ley, verificando la facultad de representación cuando corresponda y teniendo en cuenta su opinión de acuerdo con su edad y madurez.
13. ENCARGADOS, TRANSMISIONES Y TERCEROS.
La Fundación podrá utilizar proveedores de tecnología, almacenamiento, comunicaciones, contabilidad, pagos, evaluación, logística u otros servicios que actúen como Encargados del Tratamiento. Cuando corresponda, establecerá obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, uso limitado y devolución o eliminación de la información.
La transferencia o transmisión nacional o internacional de datos se realizará de conformidad con la legislación colombiana aplicable y con las autorizaciones o excepciones legales pertinentes.
14. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.
Acceso limitado según funciones y necesidad de conocimiento.
Contraseñas y controles de acceso adecuados a los sistemas utilizados.
Respaldo y conservación razonable de información institucional.
Separación o acceso restringido a datos sensibles y reportes de salvaguarda.
Obligaciones de confidencialidad para personal y contratistas con acceso a información.
Respuesta y documentación de incidentes de seguridad y, cuando corresponda, reporte a las autoridades competentes.
15. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN.
Las bases de datos de la Fundación permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas a sus titulares y, posteriormente, durante los plazos que correspondan para atender obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias, así como para la defensa de derechos y la atención de reclamaciones.
La Fundación definirá los períodos de conservación según el tipo de información, la finalidad de su tratamiento y las obligaciones aplicables. Cumplida la finalidad y vencidos los períodos correspondientes, procederá a suprimir, anonimizar o conservar de forma restringida la información, según corresponda.
Las solicitudes de supresión de datos o revocatoria de la autorización serán atendidas conforme a la ley. Cuando exista un deber legal o contractual de conservar determinados datos, la Fundación informará esta situación a la persona solicitante.
16. AVISO DE PRIVACIDAD.
Cuando no sea posible poner esta Política completa a disposición del Titular al momento de la recolección, la Fundación utilizará un Aviso de Privacidad que identifique al Responsable, explique el Tratamiento y sus finalidades, informe los derechos del Titular y señale cómo consultar la presente Política.
17. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE.
Las Representantes Legales de la Fundación serán responsables de dar trámite a las solicitudes de los Titulares y de apoyar la implementación de esta Política, sin perjuicio de las responsabilidades de las demás personas que traten información.
18. CAMBIOS A LA POLÍTICA.
La Fundación comunicará a los titulares los cambios sustanciales de esta Política, por medios razonables y antes de su implementación.
Cuando el cambio afecte las finalidades del tratamiento y requiera una nueva autorización conforme a la ley, la Fundación la solicitará antes de iniciar el tratamiento para la nueva finalidad.
19. VIGENCIA.
La presente Política entra en vigor el día de su publicación en el sitio web de la Fundación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o reemplazada.
La vigencia de las bases de datos se regirá por lo establecido en el numeral 15 de esta Política.
Fecha de publicación: 30 de octubre de 2026